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Sabe aquele texto importante, ou aquela planilha do Excel que você precisa acessar agora, ou ainda a apresentação do PowerPoint da última reunião e que está no computador do escritório ou no seu laptop? Uma opção para ter os seus arquivos a qualquer hora e acessá-los do seu telefone ou tablet, por exemplo, é usar a tecnologia cloud computing, ou computação nas nuvens.

Este recurso é cada vez mais utilizado por empresas e até mesmo pessoas individualmente para manter seus documentos e arquivos disponíveis em qualquer lugar. Mas existem muitas outras vantagens para adotar a computação nas nuvens. Ela serve também como uma ótima alternativa de backup, para o caso de perder ou ter um laptop roubado. Guardar os arquivos remotamente serve também como precaução para o caso de queima de um hard disk.

Serviços como Amazon S3, SugarSync, Box e o Dropbox, além de alguns produtos oferecidos pelo Google, como o Picasa e o Google Docs são os mais famosos.

O Dropbox é um dos mais conhecidos e utilizados. O serviço oferece gratuitamente 2 Gigabytes de espaço para você guardar o que quiser. Isso mesmo, 2 Gb de graça nas nuvens. Se precisar de mais espaço, você pode adquirir um dos planos pagos disponíveis. Para utilizar 50 Gb o usuário desembolsa o equivalente a US$9,99 por mês. Já para o pacote de 100 Gb o valor é de US$ 19,99 por mês. Você pode ganhar espaço extra gratuitamente convidando outros usuários para o serviço, via email. Para cada novo usuário convidado por você que instalar o programa, o Dropbox te dará 500 Megabytes extras. Não esqueça que você só ganhará estes megabytes extras quando os seus convidados instalarem o serviço. O espaço extra gratuito máximo é limitado em 16 Gigabytes.

O funcionamento é muito fácil. Basta acessar o site neste link e baixar o software. Ele cria um diretório que sincronizará o conteúdo dali para a web e tantos outros equipamentos que você escolher que fiquem conectados(desktops e notebooks Windows ou Mac, tablets e smartphones). Em cada um deles será preciso também instalar o software.  Existem aplicativos disponíveis para aparelhos como iPad e iPhone (e também iPods), celulares e tablets Android e smartphones BlackBerry. Depois disso o serviço sincroniza todos os dispositivos deixando disponíveis os textos, planilhas e qualquer outro arquivo em todos os equipamentos. E o que é melhor, tudo atualizado. Assim, se você modifica um texto de Word, por exemplo, em um notebook o programa atualiza o mesmo documento automaticamente no computador do escritório assim que ele for ligado e estiver conectado à internet.

SugarSync: assim como o Dropbox permite sincronização de arquivos entre PCs, MACs e smartphones. Reprodução de SugarSync.com

O serviço é bastante útil também para o compartilhamento de arquivos e o trabalho partilhado por outros usuários. Para ativar é só entrar no painel de controle e escolher a opção para o compartilhamento de diretórios (shared folders). Você pode incluir os usuários que quiser convidando-os por email. Da mesma forma, quando um de seus colaboradores modifica um documento o Dropbox atualiza a alteração em todos os computadores que estão conectados. Se o diretório compartilhado for de fotos, por exemplo, os colaboradores podem incluir uma nova fotografia que ela será distribuída a todos os outros computadores conectados à pasta.

Mas se você viajou, não levou seu notebook ou tablet e precisa acessar um documento que está no seu Dropbox, não se preocupe. Você tem ainda a opção de acessar o ambiente web da sua conta e baixar o arquivo para o computador que estiver usando. Mas lembre-se de tomar todos os cuidados para não armazenar sua senha ou de copiar o arquivo para o computador que estiver usando, principalmente se estiver utilizando um computador público, como de um hotel ou de uma lan house.

A ferramenta é bem prática para quem usa mais de um computador e não quer ficar transferindo arquivos de um lado para o outro e ainda ter que se preocupar com as diferentes versões dos documentos. Fica tudo arrumado e atualizado.

Use a nuvem, acesse seus documentos de qualquer lugar e não perca mais nenhum arquivo importante.